Har vi udviklet os til bureaukratiske zombier?

Max Weber, tysk økonom og sociolog, der blandt andet beskæftigede sig med en idealmodel for bureaukrati, ville formentligt rotere i sin 100 år gamle grav i Heidelberg, hvis han blev gjort bekendt med, hvordan vi har skamredet hans idealer.

På linje med flere andre store tænkere i sin samtid i første del af forrige århundrede, udviklede han modeller for etablering og drift af effektive organisationer i den industrielle tidsalder. Og Webers motiver var ædle. Han ønskede at skabe organisationer, som var præget af gennemskuelighed, forudsigelighed, ansvarlighed og dygtighed. Alle skulle løse opgaver inden for snævert definerede ansvarsområder, hvor der var skriftlige beskrivelser af opgaver og ansvar samt et meget klart hierarki.

Hvis det lyder bekendt, kan det skyldes, at det er sådan, vi ofte får beskrevet, og måske oveni købet selv tror på, at dansk politi er skruet sammen. At vi har lige nøjagtigt den rette mængde af bureaukrati til, at vi på den ene side dokumenterer, hvad vi foretager os, men på den anden side opretholder en høj grad af effektivitet og rationale.

En illusion om styring

Virkeligheden i dansk politi, om en sådan overhovedet kan beskrives, ser imidlertid radikalt anderledes ud. Men inden vi kommer til den, vil jeg godt slå fast, at det nødvendige (også kaldet det grønne) bureaukrati er en forudsætning for, at vi kan levere kvalificeret og transparent service til det samfund, vi er sat i verden for at betjene.

Vi har imidlertid bevæget os så langt ud på administrationens overdrev, at det har antaget groteske dimensioner. Fra det første nødvendige lag har vi hver gang, vi er stødt på nye udfordringer, krav eller spørgsmål, tilføjet yderligere lag af unødvendigt (også kaldet rødt) bureaukrati. Vi opretholder illusionen om styring og overblik gennem mangedobling af controlling, detailstyring og kvantificérbare mål.

Og det mest gruopvækkende er, at vi i store træk slet ikke selv kan få øje på det. Vi har meget store blinde pletter for det abnorme bureaukrati.

Ødsler tid på ligegyldig dokumentation

Vi er i årtier blevet socialiseret ind i en kultur, hvor det er helt naturligt, at virkeligheden defineres gennem regneark og kvantificérbare data. Vi når derfor aldrig til en kollektiv erkendelse af, at vi ødsler vores mest dyrebare ressource – vores og kollegernes tid – væk på ligegyldige dokumentationer, handleplaner og processer.

En af grundene er formentlig, at det er trygt og lækkert at kunne definere sin succes eller fiasko i forhold til firkantede data. Har jeg nået x antal sager i dag? Er vi i grønne tal på y? Har jeg nedbragt sygefraværet med z procent? Tallene er blevet vores sutteklud. Hvis vi bare når målene, er vi lykkedes. Om vi kvalitativt har skabt den nødvendige trivsel og arbejdsglæde, eller om vi har sikret en høj grad af reel tilfredshed og tryghed hos bestemte grupper af borgere, og om vi har formået at levere den maksimale kvalitative effekt for vores omverden for de tildelte ressourcer, er i bedste fald mindre vigtigt.

Vi taber de ofte langsigtede formål med vores arbejde af syne for i stedet at koncentrere os om mere kortsigtede og håndterbare kvantitative mål.

Vi har med denne tilgang fremmet en kultur og et meget snævert ledelsesfokus, som efter vores overbevisning direkte modarbejder, at vi kan levere det bedst mulige politi til borgerne. Vi har berøvet organisationen muligheden for reelt at servicere borgerne.

Og vi har gjort det i den bedste mening. Jeg har aldrig mødt en kollega, som mødte på arbejde for at berøve organisationen mulighed for at levere varen. Tværtimod. Stort set alle ønsker at gøre en reel forskel. Hos os er der tilsyneladende bare en mekanisme, som sikrer en stadig akkumulering af rødt bureaukrati.

Kontrol giver ikke færre fejl

Det tankevækkende ved den erkendelse er, at der ikke foreligger evidens for, at kontrol, handleplaner og nidkær opfølgning giver færre fejl.

Vi har altså samlet set ”udviklet” os til en flok bureaukratiske zombier, som uden refleksion over, hvordan vi leverer på formål frem for mål, arbejder os selv og organisationen endnu dybere ned i det røde bureaukratis hængedynd.

Men… hvis det i overensstemmelse med de sidste fire årtiers politiske ønske på mirakuløs vis skulle lykkes os som organisation at købe ind på præmissen om, at det er muligt – i ikke ubetydelig grad – at afbureaukratisere, hvordan kan man så forestille sig, at det kan ske?

Overordnet, og noget popsmart, kan man sige, at organisationen skal sættes fri. At vi på alle niveauer i virksomhedsledelsesdomænet skal gå fra styring til ledelse. Det betyder kort sagt, at vi som altovervejende hovedregel skal arbejde med at udmelde de overordnede formål og mål samt (ressourcemæssige) rammer, hvorefter det underliggende niveau eksekverer på baggrund af høj faglighed.

Det kræver, at vi forstår, at vi ikke længere befinder os i Max Webers industrisamfund. Men at vi har bevæget os videre ind i informationssamfundet, servicesamfundet, det senmoderne samfund, det postmoderne samfund, det postindustrielle samfund eller hvilken model, man nu engang abonnerer på. I hvert fald noget helt andet end 1900-tallets samlebåndstænkning.

Vi skal derfor arbejde mod en meget høj grad af samtidig uddelegering på alle niveauer, fordi man helt åbenbart hverken kan befale sig ud af en frisættelse eller kan iværksætte endnu en (bureaukratisk) top-down proces til opnåelse af formålet.

Gå fra mål til formål

Det nødvendiggør, at vi i meget høj grad skal ophøre med at arbejde med kvantificerbare mål, men i stedet overgå til at arbejde med formål. Vi skal bibringe organisationen en fælles situationsforståelse, og på den baggrund skal der være tillid til, at organisationen arbejder bedst muligt for at levere på formålet.

Frisættelsen kræver mod fra alle niveauer, startende med det politiske. Og det kræver samtidig vedholdenhed over en årrække.

Til gengæld kan man næsten gå i ekstase ved tanken om det enorme, latente potentiale, der vil kunne udløses ved en frisættelse. Fordi langt de fleste kolleger er her for at gøre forskel. Og meget gerne en stor forskel.

Desværre er organisationen nok ikke moden til en styrings- og ledelsesmæssig revolution. Men en evolution kan også gøre det. Vi må starte med få og små skridt i den rigtige retning. Derfor er tanken om egentlige fripolitikredse nok heller den rigtige. Ingen politikredse er ledelsesmæssigt parate til at iværksætte en fuldstændig omkalfatring af styringsmodellen.

I stedet vil man kunne iværksætte samtidigt i alle politikredse, horisontalt og vertikalt, på enkelte områder. Det kunne for eksempel være på beredskabsområdet, hvor politikredsene forfølger rigide krav til responstider og beredskabsparathed. Eller på sagsbehandlingen med hensyn til firkantede krav om sagsmængder, sagsbehandlingstider og PRIO-sager med fuldstændigt tab af formål som eneste resultat. Og måske i forhold til kvantificerbare mål i det hele taget.

Selv uden brug af bevidsthedsudvidende substanser kan man blive helt svimmel ved tanken om, hvilken enorm energi dette ville kunne udløse til gavn og glæde for borgerne. Hvis vi kan hive os selv op af hængedyndet, og hvis vores omverden vil acceptere mindre dokumentation og proces til gengæld for mere politi.

Så kan stakkels Max Weber igen få fred på kirkegården i Heidelberg.